Si nunca has planificado la semana, estos pasos te ayudarán a organizarla mejor, así como mejorar la eficiencia en los resultados de las tareas importantes y en tu calidad de vida.

Hoy inicia una nueva semana que consta de 7 días con 24 horas disponibles cada día; una adecuada gestión del tiempo y de las tareas a cumplir en las diferentes áreas de la vida, dependen únicamente de nosotros. 

Ejemplos:

• Trabajar desde casa o ir a la oficina.
• Realizar una carrera universitaria.
• Asistir a una cita previa.
• Hacer las tareas del hogar.
• Preparar el informe “XYZ”.
• Trabajar en una idea de negocio o emprendimiento, etc.

Las tareas del día a día pueden causarnos un poco de estrés y procrastinación (aplazar), esto puede evitarse teniendo claridad de nuestras responsabilidades profesionales y personales, también teniendo buenos hábitos y herramientas que nos permitan planificar, organizar y hacer seguimiento a las actividades que deseamos alcanzar en una fecha límite.

Sigue estas recomendaciones para lograrlo:

1. Establece el hábito de planificar tu semana:

Decide qué día y en qué horario vas a dedicar tiempo a planificar tu semana. Lo ideal es reservar de 30 a 45 minutos aproximadamente todos los viernes al finalizar la jornada laboral, esto podrías hacerlo también a primera hora el fin de semana o como última instancia el día lunes de la semana actual.

2. Revisa las tareas realizadas de la semana pasada:

Si tienes una agenda física y/o herramienta digital, lee y haz un repaso a las actividades realizadas de la semana pasada; siéntete orgulloso por tus avances y reflexiona sobre aquellas que no fueron realizadas. Con base en tu analisis, programa tus actividades importantes y prioridades de la semana siguiente.

Nota: reflexiona acerca de: ¿Por qué no cumplí con las tareas que planifiqué?, ¿dediqué demasiado tiempo a otras tareas?, ¿estoy realizando muchas tareas triviales?, ¿me mantuve concentrado en las tareas?, ¿qué estrategias voy a emplear para cumplir con las tareas de la semana?.

Analiza tus respuestas, esto podría ayudarte a estar mejor enfocado en lo que realmente importa y estar preparado en la siguiente semana o la actual.

3. Lleva contigo tus listas de tareas:

Para tener un esquema claro de todos tus compromisos en el ámbito profesional y personal, te recomendamos que tengas tus tareas clasificadas por listas:

• Listas de metas/objetivos: es el plan de acción detallado para cada meta u objetivo que quieres lograr a corto o mediano plazo.
• Listas de actividades profesionales: son todas las tareas que debes cumplir en tu trabajo o estudios.
• Listas de actividades personales: son todas las actividades organizadas en orden de prioridad que deseas realizar en un día hasta el fin de semana o mes. 

4. Organiza tus tareas en un horario:

Distribuye las tareas de tus listas e incluye tus hábitos desde que te levantas hasta irte a dormir en una plantilla de horario que inicie con el día lunes hasta el domingo.

Si lo deseas, puedes resaltar con colores las tareas profesionales, personales, así como tus hábitos, por ejemplo: ir al gimnasio, leer el libro “ABC”, estudiar inglés, etc.

Una vez por semana, revisa tus planes de acción y escoge uno, dos o tres objetivos que quieras cumplir durante la semana o mes en curso.

Para esto puedes usar las herramientas de Google Calendar, Asana, una agenda con vista semanal o archivo digital.

Recuerda tener momentos de ocio o tiempo libre para compartir con los tuyos, tu pareja o hacer aquello que te gusta, como salir a caminar o sentarte en tu sofá y cerrar los ojos para descansar.

5. Dedica 5 minutos al inicio de tu jornada para repasar las prioridades del día:

Al iniciar tu día, dedica 5 minutos a repasar el objetivo de la semana, tu prioridad #1 ó las 3 prioridades del día, así como las demás tareas y hábitos propuestos a cumplir en la semana.

6. Empieza tu jornada con las 3 tareas más importantes y en bloques de tiempo:

Ya tienes tu semana planificada, inicia el día con las 3 tareas más importantes del día. Trabaja por bloques de tiempo e incluso por temáticas, es decir si lo desea, puedes agrupar las tareas y dedicarte a un tema en específico, por ejemplo: puedes realizar las llamadas profesionales en un horario y en otro revisar los correos electrónicos. Trabaja con base en tus horarios de productividad y concentración para sacarle el máximo provecho al día.

7. Verifica tus tareas al finalizar la jornada:

Al finalizar la jornada, dedica 5 a 10 minutos a evaluar si cumpliste con las 3 tareas más importantes y las demás actividades que te propusiste a cumplir, anota al lado de cada una si es necesario, algún recordatorio que debas tener presente como alguna modificación de fechas sobre alguna tarea, aprendizaje, etc. Al finalizar la semana podrás repasar todas las lecciones aprendidas.

Marca como realizada la tarea que se encuentra en tus listas. Si al finalizar la semana quedó alguna pendiente por cumplir, pásala a la nueva lista de la semana o mes como prefieras mejor.

Asegúrate al finalizar la jornada o en la noche antes de irte a dormir de tus 3 tareas más importantes del día siguiente y en las demás para poder avanzar en los objetivos propuestos.

Beneficios al planificar la semana:

• Incrementa tu productividad.
• Mejora tu rendimiento.
• Evita la ansiedad y el estrés.
• Produce paz mental.
• Optimiza tu tiempo, energía, recursos, etc.
• El cumplir con lo planificado, produce sensación de logro.

Para finalizar, planificar la semana es posible si lo convertimos en un hábito, el hacerlo nos acercará a los resultados que queremos lograr en la vida y en el trabajo. Sigue estos pasos o recomendaciones para establecer prioridades, optimizar tu tiempo y gestionar de forma eficiente todas las tareas a llevar a cabo en la semana.

¿Planificas tu semana?, ¿agregarías otro paso a tener en cuenta al momento de planificar la semana?