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Yesika Polanco

¿Qué son los robatiempos y cómo eliminarlos para que no afecten tu productividad?

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En ocasiones has percibido ¿Qué las horas, incluso los días pasan demasiado rápido? o ¿Qué el tiempo no alcanza para completar toda la lista de tareas pendientes?

Existen algunos robatiempos y malos hábitos que se adquieren con repetición y de los cuales a veces dejamos pasar sin darnos cuenta que estos nos roban el tiempo y nos distraen de las cosas realmente importantes.

El tiempo siempre será el mismo para cada uno de nosotros (24 horas). Depende de ti, en cómo lo uses y en la forma en como autogestiones tus tareas, hábitos, hobbies, etc. Lo positivo de todo este asunto, es que puedes identificar en qué inviertes o gastas el tiempo, así como en tomar las acciones necesarias para mejorar en cualquier aspecto de tu vida.


¿Qué son los robatiempos?

Este término se refiere, a todas aquellas acciones o actividades sin valor añadido que hacen que nos desenfoquemos de las cosas importantes. Reduciendo el nivel de concentración y la productividad en los objetivos que queremos alcanzar. 

Un estudio realizado por Ikea España recopiló datos interesantes, tales como1:  

  • "1 de cada 3 personas mira el teléfono más de 100 veces al día".
  • "1 de cada 2 personas pasa más de 2 horas al día conectada por ocio".
  • "El 95% de los españoles está como mínimo en un grupo de WhatsApp y un tercio tiene de 5 a 10 grupos."

Estos son algunos de los robatiempos más comunes y algunas mejores prácticas para eliminarlos, así como para elevar la productividad personal.


#1 Redes sociales: ¿Sabes qué cantidad de tiempo pasas en redes sociales por ocio? El ocio: es considerado como la actividad a la que se dedica una persona como distracción en su tiempo libre. 

Si no conoces la cantidad de tiempo que pasas en una red social, tu cuenta de Instagram tiene esta opción para ver las estadísticas del tiempo medio que dedicas a esta aplicación. 

Sigue los siguientes pasos para conocer el tiempo que pasas en esta red social. 


Paso 1: ingresa a tu cuenta de Instagram.

Paso 2: pulsa las 3 rayitas horizontales ubicadas en la parte superior derecha. 


Paso 3: luego, pulsa: Tu actividad.


Otra opción para saber el tiempo que permaneces en el teléfono, es accediendo a la opción: Ajustes >> Bienestar digital y control parental.


Soluciones para evitar los robatiempos en redes sociales:

  • Administra tu tiempo, programando en tu móvil, un recordatorio diario para saber cuánto tiempo has estado en Instagram u otra red social.  
  • Visita tu perfil o las redes sociales al finalizar la mañana o antes de 8 p.m. y destina una cantidad de tiempo para revisarlas. 
  • Evita tener abiertas tus redes sociales en el computador al mismo tiempo que realices alguna actividad productiva.

#2 Notificaciones: son notificaciones, aquellos mensajes, recordatorios u otra información puntual que muestra tu teléfono, tales como:

  • Correo electrónico.
  • Redes sociales.
  • Mensajería instantánea.
  • Google Calendar.
  • Chats.
  • Suscripciones.

Soluciones para disminuir la atención hacia las notificaciones del teléfono: 

  • Coloca tu teléfono en modo silencio, guárdalo en un cajón cuando estés realizando una tarea que exija concentración, colócalo en otra habitación o descargar alguna app que te permita bloquear completamente el teléfono. Otra opción más radical es eliminar las apps que más te interrumpen o donde más tiempo pasas por ocio.
  • No consultes inmediatamente las notificaciones de tu teléfono o email.
  • Agrupa las tareas y establece horarios para revisar tu teléfono, realizar llamadas o dar respuestas a los mensajes.
  • Configura Chrome para bloquear las notificaciones de sitios web.
  • Si eres dueño de tu negocio, asigna 2 líneas telefónicas para atender los asuntos personales y comerciales.

Nota: Hay una extensión de Chrome que personalmente uso y se llama: THE FAIR ADBLOCKER. Función: bloquea anuncios, ventanas emergentes, malware y rastreadores. 


#3 Interrupciones: son todas las acciones que desvían tu atención de la actividad que has elegido, hacía otra que alguien de forma deliberada ha elegido para ti. Las interrupciones quitan tiempo, además hay estudios que demuestran que se requieren de "23 minutos" para recuperar la concentración y volver de nuevo a la tarea que estamos realizando. Ejemplos de interrupciones:  

  • Visitas inesperadas.
  • Reuniones, llamadas telefónicas.
  • El sonido del timbre, etc. 


#4 Correo electrónico: el correo electrónico puede ser un tipo de interrupción. Para eliminar este robatiempo:

  • Establece bloques de tiempo para enviar y dar respuestas a tus correos, ejemplo: al medio día y al finalizar la jornada laboral.
  • Puedes dar respuestas a tus correos en función sin son urgentes o importantes; borra aquellos correos spam, y archiva aquellos que sean importantes.
  • Crea listas de etiquetas para mantener tu correo organizado y filtrado por categorías.


#5 Reuniones imprevistas: en las reuniones se suele desperdiciar mucho tiempo. Si eres tú el moderador@ de la reunión: 

  • Evalúa si es necesario, realizar una reunión o si una llamada resuelve el asunto.
  • Asigna un límite de tiempo y ajústate a esto.
  • Concéntrate en la reunión sin interrupción ni distracción.
  • No contribuyas a conversaciones triviales.


#6 Visitas inesperadas: 

A continuación, algunas soluciones:

  • Atiende a ciertos visitantes y mantén la conversación de pie.
  • No contribuyas a conversaciones innecesarias.
  • Delega si es necesario o reprograma la reunión para otro momento oportuno.
  • Aprende a decir no o aplica la táctica: solo dispongo de 10 minutos.


 #7 Falta de organización: cuando no planificamos y no nos organizamos, estamos dejando escapar el tiempo y esto puede ser por algunos motivos: 

  • Prefieres hacer de primero las tareas más fáciles.
  • No hacer seguimiento al progreso o retrasos de las fechas límites de las tareas y proyectos.
  • No tener claridad en los objetivos.
  • La organización es fundamental para el orden, la buena gestión y la toma de decisiones con relación a las actividades que debemos realizar en el día a día.


A continuación, algunos tips para organizar tu día y aprovecharlo al máximo:  

  • ¿Tienes claras tus prioridades por áreas de vida? (usa la matriz de Eisenhower).
  • Determina un plan de acción por cada área de vida.
  • Anota las fechas de tus planes en un calendario físico o electrónico (Ejemplo: Google Calendar).
  • Evita la multitarea.
  • Ordena tu espacio de trabajo.
  • Identifica los mejores horarios para abordar las tareas que exijan concentración y energía.
  • Reserva un espacio de tu día para reflexionar.
  • Desarrolla un sistema de productividad que funcione para ti, según tus necesidades.
  • Realiza las cosas que realmente son importantes.
  • Aprovecha los minutos para realizar cosas que requieran poco tiempo.


Algunas herramientas para organizarte:

​​​​​​​Agenda o planificadores: anota las citas o tareas que surjan.

Google Keep: te permite crear tareas, listas, ideas, notas, recordatorios, etc.

Google Calendar: te permite agendar eventos, tareas, etc.

#8 Preocupación: preocuparse no soluciona nada, es una pérdida de tiempo. Mejor cambia el modo de hacer las cosas.  


#9 Indecisión: no asumas, mejor pregunta. Las indecisiones sólo producen más confusión. Toma las decisiones cuanto antes. 


#10 Demasiado entretenimiento: no malgastes tu vida viendo maratones de series, divagando con música, etc. Mejor, establece horarios y límites de tiempo para el ocio. 


#11 Falta de objetivos: Define con claridad tus objetivos, crea un plan y ejecútalo. Identifica las cosas importantes de lo urgente. 


#12 Falta de concentración: planifica tus actividades, fija tus objetivos por días, semanas, meses y años. 


#13 Perfeccionismo: no emplees excesivo tiempo en tareas fáciles. Mejor, fija plazos y define lo que es para ti una actividad completada. 


Reflexiones:  

  1. Planifica cada día lo que vas a hacer y repasa al final tus tareas completadas. 
  2. Dedica tiempo a escribir cada día tus 3 prioridades.
  3. Cuando te levantes no uses tu teléfono para ver redes sociales, correos, etc.
  4. Ten presente los objetivos del día.
  5. Organiza y planifica por prioridad.
  6. Establece bloques de tiempo para realizar tus tareas.
  7. Mantén la concentración.
  8. Reflexiona cada día sobre las formas más eficientes para abordar tareas y proyectos.
  9. Dedica al menos 30 minutos para ti en las mañanas (toma un vaso con agua, lee un libro para inspirarte o motivarte, reflexiona en cómo quieres que sea tu día).
  10. Completar una tarea a la vez (evita los hábitos multitarea).
  11. Utiliza la técnica Pomodoro, bloques de tiempos, etc. Descubre lo que mejor te funcione.
  12. Toma descansos para evitar la fatiga y el estrés.


Referencias:

Uso de las nuevas tecnologías por los españoles, estudio realizado por Ikea España.

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